Menos escritura, menos errores cómo las Pistas de Gmail pueden ahorrarte tiempo y esfuerzo
Pistas de Gmail menos escritura, menos errores, más tiempo y esfuerzo ahorrados
¿Tienes que escribir regularmente correos electrónicos que incluyen el mismo contenido una y otra vez? Podrías tener pasos para un proceso, términos legales, diferentes firmas de correo electrónico u otra información de plantilla. Si esa información es complicada o larga, escribirla cada vez puede ser una tarea. Además, si tienes que volver a escribirla regularmente, la probabilidad de cometer un error aumenta considerablemente.
¿Qué te parecería si te dijera que hay un práctico complemento de Gmail que te ahorra tener que volver a escribir ese contenido cada vez que necesitas enviarlo?
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Esa función se llama Fragmentos y está incluida en el complemento “Vault” de Gmail. Esta sencilla herramienta puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.
Vault es gratuito, está disponible tanto para cuentas gratuitas como de pago de Google Workspaces, y es muy fácil de usar.
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Averigüemos cómo.
Cómo crear tu primer Fragmento
Lo que necesitarás: Lo único que necesitarás es una cuenta de Gmail válida y el complemento Vault. Puedes acceder a tu Vault (y los Fragmentos contenidos en él) desde la versión del navegador o móvil de Gmail. Yo lo mostraré con la versión web (que es la que más utilizo).
1. Instalar el complemento Vault
Lo primero que debes hacer es instalar el complemento Vault para Gmail. Para hacer esto, abre tu navegador web, dirígete a la página del complemento Vault y haz clic en Instalar. Sigue las indicaciones para completar la instalación. Una vez que la instalación esté completa, dirige tu navegador web a Gmail. Una vez instalado Vault (y estando Gmail abierto), estás listo para empezar.
2. Abrir Vault
Con Gmail abierto, haz clic en el botón Redactar. Deberías ver un nuevo icono en la ventana de Redacción (un pequeño cuadrado con una marca de verificación verde/blanca). Haz clic en ese icono.
Ahora la ventana de redacción de Gmail debería incluir el icono de Vault.
3. Abrir el editor de Fragmentos
En la ventana resultante, haz clic en Nuevo Fragmento en la esquina inferior izquierda.
Puedes agregar tantos Fragmentos como necesites.
4. Crear tu primer Fragmento
En el siguiente cuadro emergente, escribe todo lo que necesites para el Fragmento, incluyendo la Etiqueta, Contenido, Carpeta y Miembros del equipo. Como mínimo, debes escribir una Etiqueta y el Contenido, de lo contrario, el Fragmento será difícil de ubicar o no te será útil.
Una vez que hayas creado el Fragmento a tu gusto, haz clic en Guardar.
No te preocupes, el contenido de tu Fragmento puede contener más de una línea.
Usar tu nuevo Fragmento
Cuando necesites usar el nuevo Fragmento, lo único que tienes que hacer es abrir el Compositor de Gmail, hacer clic en el icono de Vault y hacer clic en el botón Insertar asociado al Fragmento que deseas usar. El contenido del Fragmento se colocará automáticamente en el cuerpo del correo electrónico, donde podrás terminar de redactarlo y enviarlo.
Un rápido clic en Insertar y tu Fragmento se añade a tu correo electrónico.
Una posible palabra de advertencia
Para aquellos que valoran mucho la privacidad y la seguridad, recuerden que Vault es un complemento de terceros para Gmail. Por esa razón, no recomendaría agregar información confidencial a un elemento de Fragmento. Si necesitas usar información confidencial con un Fragmento, te recomendaría dejar marcadores de posición en el Fragmento para ese contenido y agregarlo manualmente. Algo como esto:
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Mi MARCADOR DE CONTENIDO CONFIDENCIAL es donde agrego contenido confidencial.
Si se utilizan de manera inteligente, Vault y Snippets realmente pueden ahorrarte tiempo y escritura en Gmail.
