Implementación de ERP 5 formas de manejar el cambio
ERP Implementation 5 Ways to Handle Change
A medida que las organizaciones buscan nuevas soluciones empresariales para satisfacer las necesidades comerciales en constante evolución, muchas están emprendiendo un proceso que puede parecer desalentador: la implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Sin embargo, la trampa número uno en las implementaciones de ERP puede sorprenderte. Es una cuestión de personas, no de tecnología. Según Deloitte, el 82% de los directores de tecnología de la información (CIO, por sus siglas en inglés) citan la resistencia al cambio como la principal barrera para la implementación de ERP. Las implementaciones de ERP son disruptivas porque estás pidiendo a las personas que cambien la forma en que trabajan. Por lo tanto, tendrás que convencerlos enfatizando los beneficios. Un sistema ERP moderno puede resolver problemas empresariales, pero una implementación exitosa requiere que los usuarios se involucren y se llegue a un consenso sobre nuevas formas de trabajar.
En otras palabras, el éxito del proyecto ERP requiere una gestión efectiva del cambio. La buena noticia es que los sistemas ERP de próxima generación ofrecen niveles más altos de eficiencia e integración que los sistemas heredados. El desafío radica en comunicar esto a los interesados de una manera que les resuene.
5 consejos para una implementación de ERP más fluida
Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte a abordar de manera efectiva los problemas de gestión del cambio para una implementación más rápida y sencilla:
1. Enfócate en lo que hace que la organización sea única.
Cada organización tiene procesos establecidos que las personas utilizan para realizar negocios. Eso es cierto tanto para empresas que fabrican instrumentos musicales como para organizaciones sin fines de lucro que trabajan para salvar especies de aves raras y cualquier otro tipo de organización. Pero a veces, los empleados se centran tanto en el proceso que pierden de vista la misión. Puede sonar básico, pero recordar los servicios que hacen que la organización sea única, no los procesos, puede ser útil al comienzo de la implementación de un sistema ERP.
2. Mantente en la implementación estándar de ERP.
A medida que aumenta el número de soluciones de ERP basadas en la nube, se vuelven más especializadas. El fabricante de instrumentos musicales y la organización sin fines de lucro pueden acceder a productos de ERP que se adapten a sus sectores. Ten en cuenta que es probable que diferentes organizaciones dentro de un sector tengan necesidades de integración similares, y eso tiene valor. Además, es mejor ajustar los procesos comerciales que personalizar el software. Por ejemplo, descubrimos que con uno de los clientes del sector público de Unit4, alterar los métodos de trabajo de las personas, en lugar de alterar el software ERP, redujo a la mitad el tiempo de implementación.
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3. Asegúrate de que todos los actores clave estén incluidos en los grupos de trabajo del proyecto.
Los proyectos de implementación de ERP suelen ser liderados por TI, que puede o no estar familiarizado con todas las unidades de negocio afectadas. Es fundamental asegurarse de que todos los interesados que se verán afectados tengan la oportunidad de brindar información y recibir actualizaciones. No hacerlo puede provocar retrasos significativos. En una implementación de ERP, se identificó un grupo de interesados hacia el final del proyecto, y volver atrás para satisfacer sus necesidades retrasó la fecha de puesta en marcha en ocho meses. Por lo tanto, verifica dos veces para asegurarte de que todas las partes relevantes estén involucradas.
4. Mapea los procesos comerciales y las oportunidades de mejora.
Una implementación de ERP es una oportunidad única para repensar los procesos comerciales. Mapear los procesos e identificar posibles mejoras de eficiencia puede ser un evento movilizador que reúna a los miembros del equipo en torno al objetivo compartido de una mayor productividad. También es una excelente oportunidad para que el líder del equipo explique a los interesados exactamente cómo la implementación (y la aplicación del enfoque estándar del proveedor) facilitará su trabajo al eliminar pasos innecesarios y eliminar la necesidad de intervenciones manuales.
5. Elige un proveedor que esté familiarizado con tu ámbito.
Como se mencionó anteriormente, los días de los sistemas ERP de talla única han terminado. Además de seleccionar un software ERP basado en la nube que se adapte bien a tu organización, asegúrate de involucrar a un proveedor con experiencia en tu sector. Haz las preguntas correctas a los posibles proveedores para comprender su área de enfoque. De esta manera, puedes beneficiarte del conocimiento acumulado que han adquirido a través de múltiples implementaciones, acelerando el tiempo de valor para tu organización. La implementación de un fabricante no será la misma que la de un grupo sin fines de lucro, así que encuentra un proveedor con la experiencia relevante en la industria.
Liderando con la gestión del cambio en mente
Los líderes de implementación de ERP tienden a centrarse en los aspectos técnicos, lo cual es comprensible ya que aplican tecnología para agilizar los procesos, eliminar intervenciones manuales que no agregan valor y crear mayor eficiencia en general. Sin embargo, es esencial recordar que, dado que una implementación de ERP altera la forma en que las personas trabajan, la parte de gestión del cambio del proyecto es crítica.
Durante la pandemia, vimos muchas organizaciones operando en modo de “respuesta de emergencia”, acelerando rápidamente sus esfuerzos de transformación digital para responder a desafíos comerciales inmediatos. Sin embargo, aún no hemos visto una adopción significativa de estas tecnologías de próxima generación. Esto sugiere que hay una oportunidad para que los líderes tecnológicos den un paso atrás y evalúen cómo su sistema ERP se ajusta a sus estrategias de TI y negocios de manera integral.
Recuerda, el tiempo que dediques al inicio en involucrar a las partes interesadas clave, construir consenso para tu estrategia de implementación y obtener su compromiso con el valor del nuevo sistema ERP no es una distracción de los componentes técnicos de la implementación. Es una fase vital del proyecto en sí misma. Una gestión del cambio hábil resultará en una implementación más fluida y rápida si se maneja correctamente.
Crédito de la imagen destacada: Foto de Mikhail Nilov; Pexels; ¡Gracias!
