Cómo crear una lista desplegable en Excel | ENBLE

Crear lista desplegable en Excel | ENBLE

Implementar una lista desplegable en Excel es una forma rápida y eficiente de elegir datos predefinidos. En el proceso, puedes ahorrar tiempo en comparación con la entrada manual de dichos datos en una hoja de cálculo determinada. Las listas desplegables son perfectas para varios propósitos, como ingresar información en un formulario.

Aquí te mostramos cómo crear una lista desplegable en Microsoft Excel.

Crear una lista desplegable seleccionando un rango de celdas

La forma más común de crear una lista desplegable en Excel con selecciones múltiples es mediante el uso de un rango, que se basa en el uso de datos de otras celdas.

Paso 1: Elige una columna donde quieras incluir los datos que se mostrarán en la lista desplegable asociada. Esto puede ser desde la misma hoja de cálculo donde se ubicará la lista desplegable, pero también puedes usar una hoja de cálculo separada (agrega una nueva hoja de cálculo en la parte inferior). Esta última opción hará que tu hoja de cálculo principal se vea más ordenada, profesional y menos desordenada.

Paso 2: Escribe todas las entradas de datos en la columna, con cada entrada en su propia celda.

Paso 3: Selecciona la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable.

Paso 4: Ve a la pestaña Datos y selecciona el botón Validación de datos o elige Validación de datos en el menú desplegable.

Paso 5: Dentro del menú Permitir, selecciona Lista. Se mostrará una flecha en el borde del campo Origen. Selecciona esa flecha.

Paso 6: Regresarás a la vista principal de tu hoja de cálculo. Desde aquí, simplemente selecciona el rango de celdas arrastrando el cursor desde la primera celda hasta donde se encuentre tu última celda.

Paso 7: En la mini ventana emergente de Validación de datos, selecciona el botón Flecha. La barra de Origen incluirá todo el rango de celdas que seleccionaste en los pasos anteriores. Elige Aceptar.

Ahora tendrás un menú de lista desplegable ubicado en la celda que seleccionaste en el paso 3.

Crear una lista desplegable ingresando datos manualmente

Hay varias formas de crear una lista desplegable en Excel. Este método específico es el más sencillo y es particularmente eficaz para un principiante en hojas de cálculo de Microsoft Excel y para listas que no requerirán actualizaciones constantes.

Paso 1: Selecciona la celda en la columna donde deseas ingresar una lista desplegable.

Paso 2: Ve a la pestaña Datos y selecciona el botón Validación de datos o elige Validación de datos en el menú desplegable.

Paso 3: Selecciona el menú Permitir en la ventana posterior que aparece y elige Lista.

Paso 4: En el campo Origen, ingresa exactamente lo que deseas que se incluya en la lista desplegable. Asegúrate de aplicar una coma después de cada elemento de la lista.

Paso 5: Selecciona Aceptar.

La celda que seleccionaste inicialmente en el paso 1 ahora tendrá una lista desplegable funcional que consiste en toda la información que ingresaste en el paso 4.

Mostrar un mensaje cuando se selecciona la lista desplegable

Una vez que hayas creado tu lista desplegable, puedes hacerla más accesible agregando un mensaje de entrada.

Paso 1: Elige la celda donde se encuentra la lista desplegable. Luego abre nuevamente la ventana emergente de validación de datos.

Paso 2: Selecciona la pestaña de Mensaje de entrada. Ingresa un título relevante y el texto que deseas que se muestre al hacer clic en la lista desplegable. El texto agregado aquí está limitado a 225 caracteres.

Paso 3: Haz clic en “Aceptar” para aplicar el mensaje.

Mostrar una alerta de error

Similar a cómo puedes insertar un mensaje que describe el propósito de la lista desplegable, también puedes mostrar una alerta de error que puede aparecer cuando se ingresa un texto o datos que no se encuentran en la lista.

Paso 1: Selecciona la celda donde creaste tu lista desplegable. Vuelve a abrir la ventana de validación de datos, selecciona la pestaña de Alerta de error y marca la casilla de Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos.

Ingresa un título personalizado y un mensaje. Si se dejan vacíos los campos de título o texto, Excel aplicará un mensaje predeterminado.

Paso 2: Elige un estilo de los proporcionados, como Detener (X), y selecciona “Aceptar”.

Alternativamente, si deseas que aparezca un mensaje que no impida a las personas ingresar datos no válidos, selecciona Información o Advertencia en el menú de Estilo. Ambas opciones tienen su propio diseño.

Protege tu lista desplegable

Para evitar que alguien vea o altere la fuente de datos de la lista desplegable, puedes bloquear esas celdas.

Paso 1: Ve a la columna donde se ingresan los datos para la lista desplegable. Ahora selecciona las celdas que deseas bloquear para evitar cambios desde fuentes no autorizadas.

Después de seleccionar el área que deseas bloquear, ve a la pestaña de Inicio.

Paso 2: Dentro de la sección de Alineación, selecciona la flecha pequeña en la esquina inferior derecha para abrir la ventana de Formato de celdas. Ve a la pestaña de Protección, marca la casilla de Bloqueado y selecciona “Aceptar”.

Paso 3: Ve a la pestaña de Revisar y selecciona Proteger hoja o Proteger libro. Realiza los ajustes necesarios según tus requisitos y selecciona “Aceptar”.